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Was Sie bei Auswahl und Einrichtung eines modernen Warenwirtschaftssystems beachten sollten
Im Artikel: Modernes Warenwirtschaftssystem für kleine und mittelständische Unternehmen habe ich Ihnen erklärt, warum sich der Umstieg auf ein modernes Warenwirtschaftssystem auch für kleine und mittlere Unternehmen lohnt.
Hat man sich erst für die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems entschieden, gilt es in jedem Falle die nachfolgenden 3 Schritte zu beachten. Bevor Sie sich jedoch Hals über Kopf in Ihr neues Projekt stürzen, bedenken Sie folgendes:
„Was man nicht im Köpfchen hat, das hat man in den Beinen.“
Dieses alte Sprichwort lässt sich auch auf die Auswahl des richtigen Warenwirtschaftssystems übertragen: Je mehr Zeit und Energie Sie im Voraus in die Planung und Durchführung Ihres Projektes investieren, desto weniger Anpassungen und Nachbesserungen müssen während oder nach der Durchführung vorgenommen werden.
1. Interne Prozesse definieren & Optimierungspotenziale identifizieren
Bevor Sie sich mit der schier endlosen Menge an Warenwirtschaftssystemen auf dem Markt auseinandersetzen, sollten Sie sich zuerst einen Überblick über die aktuellen Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen verschaffen. In die tägliche Arbeit schleicht sich schnell so manche Routine ein, die sich im Nachhinein als unnützer Zeitfresser herausstellt. Im ersten Schritt sollten Sie sich also erst mal bewusst werden, welches Ziel Sie mithilfe des neuen Systems erreichen wollen. Sollen lediglich die Prozesse zentral und einheitlich dargestellt werden oder gilt es diese weitestgehend zu automatisieren und Fehler zu vermeiden und Ressourcen einzusparen? So wie sich Ihre Unternehmensphilosophie von der Ihres Konkurrenten unterscheidet, so sind in der Regel auch die Prozesse in jedem Unternehmen unterschiedlich. Fragen wie: „Welche Prozesse sollen unbedingt beibehalten werden?“ und „Welche Bereiche werden direkt oder indirekt von der Umstellung betroffen sein?“ gilt es im Voraus zu klären.
Um die Prozesse im Unternehmen zu darzustellen und Engpässe aufzudecken, lohnt es sich meist, diese in Form eines Flussdiagramms zu visualisieren. Die so entstandenen Darstellungen sollten von den zuständigen Mitarbeitern betrachtet und sofern nötig ergänz oder abgeändert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass auch wirklich alle Arbeitsschritte erfasst und dargestellt wurden. Bereits in diesem Schritt zeichnet sich ab, wer tatsächlich in die einzelnen Arbeitsschritte involviert ist und über welches Ausmaß diese verfügen. Wurden auf diese Weise Engpässe erkannt, könne diese teilweise direkt behoben oder im zukünftigen System direkt vermieden werden.
Wurden die Prozesse intern begutachtet und für voll umfassend befunden, lohnt es sich in der Regel, noch mal eine externe Person einen Blick auf diese werfen zu lassen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte auch ein Projektleiter ernannt werden, der für die Durchführung und Kontrolle des gesamten Projekts zuständig ist.
2. Anforderungen und Rahmenbedingungen des Warenwirtschaftssystems definieren
Wurden die internen Prozesse definiert, kristallisieren sich bereits erste Anforderungen an das neue Warenwirtschaftssystem heraus. Nun gilt es diese ins Verhältnis zu den verfügbaren Ressourcen zu setzen. Bei der Budgetplanung sollte beachtet werden, dass neben der Ersteinrichtung auch noch nachhaltige Kosten für Service und Wartung sowie eventuelle Lizenzen entstehen können. Auch sollte berücksichtigt werden, dass mit der Einführung eines neuen Systems auch meist eine Einarbeitungszeit der Mitarbeiter verbunden ist. Diese müssen in der Regel geschult und eingewöhnt werden, bevor ein wirklich effektives Arbeit mit dem neuen System möglich ist. Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des richtigen Systems ist auch die verfügbare Auswahl und Qualität potentieller Service Dienstleister, schließlich fordert das Einrichten und Anbinden eines (teil-)automatisierten Systems auch die Kenntnisse, die nur in den wenigsten Unternehmen vertreten sein dürften. Machen Sie an dieser Stelle nicht den Fehler und entscheiden sich nur anhand des Preises für einen Anbieter. Achten Sie bei der Auswahl besser auf die Referenzen und Zertifizierungen des Servicepartners, schließlich handelt es sich um hoch sensible Themen und Daten, da lohnt es sich, zur Sicherheit lieber auf den Experten zurückzugreifen. Einen qualifizierten Dienstleister erkennen Sie in der Regel auch daran, dass dieser Sie im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung über die Risiken und Möglichkeiten Ihres neuen Systems aufklärt und Ihnen im Angebot klar darstellt, welche Services und Dienstleistungen berechnet werden.
3. Auswahl des Dienstleisters und detaillierte Auftragsklärung
Nachdem Sie sich nun für ein System entschieden haben und auch schon ersten Kontakt mit dem Dienstleister Ihrer Wahl hatten, gilt es mit diesem die Details des Auftrags zu klären. Ein guter Servicepartner wird Sie direkt zu Beginn über die Stärken und Risiken des von Ihnen gewählten Systems aufklären. In der Regel empfiehlt es sich, dass der Dienstleister direkten Kontakt zu den Mitarbeitern hat, die mit den Kernprozessen am vertrautesten sind. Auf diese Weise entwickeln Ihre Mitarbeiter ein direktes Verständnis für die Funktion des Systems und der Dienstleister kann sich Fragen zum Prozess direkt an den Anwender richten. Da für die Aktualisierung Ihres Systems mit einer Investition zwischen 20.000 bis 30.000€ zu rechnen ist, sollte nicht davor zurückgeschreckt werden, dem Dienstleister alle benötigten Daten und Zugänge so schnell und vollständig wie nur möglich zukommen zu lassen. Nicht selten kommt es in einem Projekt zu Verzögerungen, weil bei der Auftragsklärung Eigenheiten des Unternehmens verschwiegen oder Zugangsdaten nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt wurden. Nehmen Sie Ihren Projektleiter in die Pflicht und räumen Sie diesem die nötige Zeit zur Bearbeitung aller Anliegen ein. Schließlich sind es Ihr System und Ihre Daten, an denen gearbeitet werden soll. Haben Sie all diese Punkte berücksichtigt und im Voraus die nötige Zeit für die Recherche investiert, so steht der Optimierung Ihres Systems vermeintlich nichts mehr im Wege.
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