Warum sich ein  automatisiertes Warenwirtschaftssystem für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt

Was kann ein Warenwirtschaftssystem?

Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, die enormen Informations-, Güter- und Finanzflüsse, durch die jedes Unternehmen in der heutigen Zeit geprägt ist zu kontrollieren und übersichtlich zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Produkte oder Dienstleistungen angeboten werden. Besonders dank der zunehmenden Beliebtheit des Onlinehandels entstehen immer mehr Plattformen, auf denen man als Händler präsent sein muss, wenn man seinen Teil vom Kuchen abhaben möchte. Neben den Riesen wie Amazon und Ebay, wollen auch Nischenseiten und der eigene Webshop bedient werden. Um in der Flut der Daten nicht den Überblick zu verlieren, bedienen sich besonders große Unternehmen bereits der Möglichkeiten moderner Warenwirtschaftssysteme. Mit deren Hilfe können zahlreiche Prozesse von der Bestellung bis hin zum Rechnungs- und Produktversand fast vollständig automatisiert werden. Dem informierten Unternehmer bietet sich hier also die Möglichkeit, die Ressourcen seiner Mitarbeiter an anderer Stelle gewinnbringend einzusetzen.

 

Warum verwenden derzeit nur wenige kleine und mittelständische Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem?

Bei so viel Potential zur Einsparung von Zeit und Ressourcen, sollte man meinen, dass solche Systeme dann besonders bei den kleinen und mittleren Unternehmen auf großes Interesse stoßen. Schließlich sind gerade in diesen die Ressourcen oft knapp und wollen gut eingesetzt werden. Doch gerade dort liegt häufig auch das größte Problem für die oft privaten Unternehmen. Während die Produkte und Services stets optimiert und den Wünschen der Kunden angepasst wurden, blieben die zugrunde liegenden Systeme und die so wichtige Kommunikation oft auf der Strecke. Immer getreu dem Motto „Never change a running System“ wird sich viel zu häufig an den alten und etablieren Systemen festgeklammert auch wenn diese nicht mehr mit den steigenden Anforderungen unserer modernen Gesellschaft Schritthalten können. Auch scheuen sich viele Unternehmen von den vermeintlich hohen Kosten, die mit der Aktualisierung des eigenen Systems verbunden sind. Folge dieses doch sehr menschlichen Verhaltens sind in der Regel Flickenteppiche aus diversen Systemen und Tools, für deren Bedienung sich die Mitarbeiter zahlreicher „Workarounds“ bedienen müssen. Bei diesen handelt es sich um sich regelmäßig wiederholende, überwiegend manuell ausgeführte Tätigkeiten, bei denen die Mitarbeiter große Mengen an Daten mit viel Aufwand aus dem einen System exportieren um sie anschließend in das nächste System zu importieren. Da die Systeme unterschiedlicher Hersteller nicht selten auch unterschiedliche Formate bevorzugen, müssen die Daten von den Mitarbeitern in mühevoller Handarbeit auf das Zielformat angepasst werden. Das dauert nicht nur lange, sondern ist für die Nerven der Mitarbeiter auch eine echte Zerreißprobe. Da wundert es nicht, dass sich zunehmend Fehler einschleichen, die bei der Weiterverarbeitung der Daten spätestens im dritten oder vierten System zu fatalen Schäden führen. Die Ergebnisse solcher Missgeschicke können weitreichende Folgen haben und reichen von unzufriedenen Mitarbeitern über Lieferverzögerungen bis hin zu Image- und Umsatzverlusten. Im Anbetracht solcher Probleme stellt sich also die Frage, ob ein neues Warenwirtschaftssystem nicht doch eine sinnvolle Option sein könnte.

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Ein modernes Warenwirtschaftssystem sollte in keinem ambitionierten Unternehmen fehlen!

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Kostenlose Warenwirtschaftssysteme könnten eine Lösung sein

Einen Ausweg aus diesem Dilemma bieten heutzutage die zahlreichen kostenlosen Warenwirtschaftssysteme, die schon mit ihren Grundfunktionen ein breites Spektrum der täglichen Arbeit erleichtern. Einmal richtig eingerichtet, lassen sich mit diesen zahlreiche Abläufe automatisieren und Fehlerpotentiale minimieren. In einer zentralen Datenbank werden die Daten der zahlreichen Artikel, Kunden und Lieferanten übersichtlichen und sicher verwaltet. Durch eingerichtete Schnittstellen können Lieferanten ihre Artikeldaten jederzeit aktualisiert und deren Bestände in Echtzeit erfassen. Dank der zahlreichen Anbindungsmöglichkeiten zu den diversen Onlineshops und Shop-Systemen müssen Artikel fortan nur noch einmal angelegt und an zentraler Stelle gepflegt werden. Per Mausklick werden diese dann den verschiedenen Vertriebskanälen zugewiesen. Auch der Buchhalter freut sich, denn dank der zentralen Datenbank werden die Verkäufe aus den unterschiedlichen Schnittstellen transparent und nachhaltig zusammengetragen und aufbereitet. Mitarbeiter, die sich zuvor noch mit lästigen Routinearbeitern beschäftigen mussten können sich nun vollkommen dem Wachstum und der Optimierung der Unternehmung widmen und werden haben wieder dank wechselnder Tätigkeitsfelder wieder mehr Spaß an der Arbeit. Nur eine Frage bleibt offen. Wieso zögern Sie noch zu wechseln?

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Auf die Auswahl des richtigen Systems kommt es an!

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Welches Warenwirtschaftssystem ist das Richtige für mein Unternehmen?

Sind Sie von den Vorteilen eines modernen Warenwirtschaftssystems überzeugt, dann gilt es zunächst das passenden für Ihr Unternehmen zu finden. Aber Vorsicht, wie in jeder Branche gibt es auch hier schwarze Schafe. Die Sicherheit Ihrer Daten sollte stets an erster Stelle stehen. Bei der Auswahl sollten Sie ganz besonders auf die folgenden Kriterien achten:

 

1. Ist der Anbieter des Warenwirtschaftssystems seriös und schützt er meine Daten?
2. Welche Funktionen bietet das System und passen diese zu meinen Anforderungen?
3. Besitzt das System die benötigten Schnittstellen um meine Abläufe zu automatisieren?
4. Welche Kosten entstehen mir und kann ich das System entsprechend meiner Wünsche anpassen?
5. Wir das System von den Entwicklern regelmäßig weiterentwickelt und von einer breiten Community unterstützt?
6. Gibt es Drittentwickler und Servicepartner, die mich bei der Einrichtung professionell unterstützen können?

 

Konnten Sie all diese Fragen mit „Ja“ beantworten, dann sollten Sie nicht länger zögern und sich zeitnah von einem Experten beraten lassen.

 

Welches System empfiehlt der Experte?

In unserer langjährigen Laufbahn konnten wir bereits Erfahrungen mit diversen Systemen sammeln. Während einige besonders flexibel sind, zeichnen sich andere durch eine leichte Bedienung aus. Ein wichtiger Faktor ist natürlich auch die Kostenstruktur. Kann ich das System entsprechend meiner Wünsche anpassen? Und bezahle ich auch nur für das, was ich wirklich brauche? Nachdem wir uns für lange Zeit mit diversen Anbietern und deren Warenwirtschaftssystemen auseinandergesetzt haben, ist unsere Wahl schlussendlich auf die JTL-Software-GmbH gefallen. Mit Ihrem Warenwirtschaftssystem, der JTL-WaWi und den zahlreichen Modulen samt Schnittstellen zu Amazon, Ebay und weiteren führenden Shop-Systemen bietet die JTL-Software-GmbH ein Gesamtpaket, dass voll und ganz zu überzeugen weiß.

 

Warum wir von der JTL-Software-GmbH und deren JTL-WaWi so überzeugt sind, lesen Sie im folgenden Artikel:

 

 

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